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Elaboración de nota crédito electrónica – POS Avanzado

Una nota crédito electrónica es un documento que permite reversar o registrar devoluciones, descuentos o rebajas de las facturas electrónicas de venta. A continuación, encontrarás el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar una nota crédito electrónica, puedes utilizar las siguientes rutas:

1. Desde el botón + Crear   Clientes – Nota crédito.

2. Te diriges al módulo de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Nota crédito.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se te habilitará la siguiente pantalla.

En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales y al seleccionarlo se desplegarán las siguientes opciones:

Donde es necesario completar los siguientes campos:

Datos de encabezado

  • Factura: en esta casilla puedes digitar o buscar la factura electrónica de venta sobre la cual se realizará la nota crédito.

Al seleccionar la factura electrónica de venta, el sistema traerá por defecto la información de los campos Cliente, Contacto, Vendedor, Moneda, CUFE, Fecha elaboración de factura y Número de factura.

Importante: 

  • Si al seleccionar la factura aparecen todos los campos excepto el de contacto, ingresa al perfil del tercero y verifica que en la categoría Facturación y envío todos los datos estén completos. Guarda los cambios y continúa el proceso.
  • Ten en cuenta que, según lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 del 2015, se inhabilitará la opción de aplicar notas crédito a facturas que cuenten con el evento de aceptación expresa o tácita, o que se encuentren en proceso de solicitud de aceptación. En este caso, el sistema mostrará la siguiente notificación:

Aceptación tácita o expresa en proceso

Aceptación tácita o expresa validada

  • Tipo: eliges el tipo de comprobante electrónico.
  • Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente este campo con la fecha actual. Si te ubicas sobre el campo, aparecerá un mensaje informativo indicando que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad vigente.

Importante: al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en el botón Guardar y enviar , el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad vigente; de lo contrario el campo guardar estará inactivo.

  • CUFE: registra el código Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) al cual le aplicarás la nota crédito.
  • Motivo DIAN: en este campo, selecciona el motivo por el cual se realizará la nota crédito; recuerda que este campo será reportado a la DIAN.

Detalle de la nota crédito electrónica

En esta sección, podrás visualizar todos los productos y/o servicios que la empresa registró en la factura electrónica de venta.

Podrás modificar la cantidad de los productos o el valor si lo requieres.

Importante: al seleccionar una Factura electrónica de venta que tenga información de transporte de carga, se mostrará la columna de Datos complementarios.

  • Formas de pago: en este campo, el sistema muestra el listado de las formas de pago que han sido relacionadas en la factura electrónica de venta, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota crédito electrónica.

Importante: si la factura electrónica de venta tenía como forma de pago:

a. Efectivo o un pago inmediato: al realizar la nota crédito electrónica, seleccionas la misma forma de pago.

c. Si tienes recibos de caja o anticipos relacionados con la factura, te sugerimos analizar si es necesario que realices ajustes contables o anulaciones de dichos recibos de caja o anticipos.

  • Observaciones: en este campo, puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la nota crédito electrónica. (por ejemplo, un documento escaneado con la devolución expedido por el cliente).

Una vez hayas incorporado los datos, será necesario dar clic en el botón Guardar y enviar  que encontrarás en la parte inferior.

Luego, el sistema habilitará esta ventana emergente, la cual indica que al enviar la nota crédito electrónica, inhabilitará la opción de editar, anular y borrar. Haz clic en el botón Guardar y enviar  para confirmarlo.

Después, el sistema habilita una ventana emergente donde confirmarás los datos del contacto y correo del cliente al cual se enviará la nota crédito electrónica. 

Confirmas presionando el botón Enviar .

La nota crédito electrónica se envía automáticamente de un correo interno de Siigo (facturacion@siigo.com) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:

Los documentos adjuntos en el correo electrónico que recibirá el adquiriente estarán en formato .zip. Cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:

  • Z: comprimido.
  • NIT del Facturador Electrónico sin DV: diez (10) dígitos alineados a la derecha y rellenos con ceros a la izquierda.
  • Código asignado por la DIAN al PT: tres (3) dígitos.
  • Dos (2) últimos dígitos año calendario.
  • Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados: ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero).

Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, se visualizará de la siguiente manera:

Debajo del código CUDE, traerá el CUFE de la factura asociada.

Al generar una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, se visualizará de la siguiente manera:

Al visualizar el documento en pantalla, encontrarás en la parte superior algunas opciones descritas a continuación:

a. Enviar por mail: el sistema permite enviarla por correo electrónico al mismo contacto al que se envió la factura de venta electrónica o a otros contactos.

b. Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.

c. Más: el botón Más  permite actualizar el documento electrónico.

Adicional, podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu Nota crédito electrónica, hasta que sea enviada por correo a tu cliente.

Importante: si al elaborar la nota crédito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.s

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