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Elaborar el documento soporte electrónico es un proceso que se realiza desde Siigo Nube y te permite registrar y respaldar correctamente las compras que realizas a proveedores que no están obligados a facturar, cumpliendo con los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Este proceso te ayuda a mantener tu información organizada, evitar inconvenientes tributarios y llevar un mejor control de tus operaciones. Es recomendable realizarlo cada vez que realices compras a estos proveedores, de manera que todos tus documentos queden correctamente registrados.

Para elaborarlo, realiza los siguientes pasos en Siigo Nube:

1. Ingresa por las siguientes rutas: 

• Vas al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea un Documento soporte.

• Desde el botón + Crear – Proveedores – Documento soporte.

• Te ubicas en el módulo de Compras y gastos – Documento soporte y seleccionas el botón Nuevo documento soporte   .

2. Se habilita la pantalla de nuevo documento soporte.

En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales y al seleccionarlo te desplegará las siguientes opciones, las cuales te direccionarán al portal de clientes, donde encontrarás el paso a paso para realizar el proceso.

3. Para elaborar el documento soporte, es necesario que diligencies los siguientes campos:

Datos de encabezado.

• Tipo: defines el tipo de documento soporte electrónico a elaborar.

Importante: si seleccionas un tipo de comprobante con la resolución asociada próxima a vencer, agotarse, vencida o agotada, el sistema te mostrará las siguientes ventanas:

Numeración vencida: el sistema generará este mensaje al seleccionar un tipo de comprobante específico, siempre y cuando la resolución asociada esté vencida y tenga cero días de vigencia desde la fecha registrada.

Numeración agotada: se habilitará una ventana informativa cuando la resolución asociada esté completamente agotada y sin números disponibles en su rango desde la fecha registrada.

Numeración por agotarse: aparecerá un mensaje cuando la resolución asociada esté próxima a agotarse. Además, se informará la cantidad de documentos restantes antes de que se agoten los rangos de la vigencia.

Numeración por vencerse: el sistema habilitará una ventana informativa, si la resolución asociada esté próxima a vencerse. Además, te indicará la cantidad de días restantes para el vencimiento de la vigencia.

Si seleccionas el botón Solucionar ahora , el sistema te mostrará una pantalla, donde conocerás los pasos para sincronizar la nueva resolución de documento soporte, según aplique.

Al dar clic en las opciones Elegir otro comprobante, Solucionar más tarde o en la X, se cerrará el mensaje y podrás seleccionar un tipo de comprobante diferente.

• Fecha de elaboración: digitas la fecha en la cual quedará registrado el documento en el programa.

Importante:

• De acuerdo a la resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, la fecha de elaboración no debe ser inferior o mayor a seis días calendario de la fecha actual.

• Si ingresas una fecha que sea anterior o posterior a la fecha de inicio de la resolución de documento soporte, el sistema generará un mensaje de error en la parte inferior del campo.

– Fecha de elaboración inferior a la fecha inicial de vigencia.

– Fecha de elaboración posterior a la fecha final de vigencia.

• Proveedores: desde aquí es posible crear, digitar y/o realizar la búsqueda del proveedor al cual se le está comprando.

Importante: recuerda que para el manejo del documento soporte, es necesario ingresar el código postal al crear el tercero. De lo contrario, puedes dirigirte a editar el perfil del proveedor.

• Número: el sistema asigna el consecutivo automáticamente si dejaste marcada la opción en la configuración del documento; de lo contrario, puedes ingresarlo manualmente.
• No. Comprobante proveedor: este campo te permite ingresar el prefijo y número de factura que expidió el proveedor.
• Descuento en porcentaje: marcas esta opción si necesitas aplicar descuentos por porcentaje.

Detalle del documento soporte: en esta sección se adicionan los gastos, productos y/o servicios que se están adquiriendo. Esta información se selecciona en el campo “Tipo”, una vez seleccionada, es necesario incluir los datos que el sistema solicita.

• Sección de totales: visualizas el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto.
• Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago.

Importante: si seleccionas una forma de pago que en su configuración el pago para documento electrónico está sin asignar, te aparecerá esta ventana emergente, donde podrás corregirlo presionando el botón Configurar formas de pago .

• Observaciones: incluyes comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: puedes anexar un archivo o comprobante del documento (Ejemplo: comprobante escaneado expedido por el proveedor).

Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos. Recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1GB; si necesitas más, puedes adquirir espacio adicional.

4. Una vez hayas incorporado toda la información, haz clic en el botón Guardar , el documento soporte quedará guardado y será necesario presionar Enviar a la DIAN .

5. De acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros del documento soporte, la visualización será de la siguiente forma:

6. De igual manera, en la parte superior o encabezado se te habilitan algunas acciones específicas:

Descargar e imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
Aplicar nota de ajuste: al seleccionar esta opción te direccionará para aplicar la nota de ajuste al documento soporte electrónico.
Más: allí podrás realizar algunos procesos adicionales, estos son:

• • Enviar comentario.
  • Copiar el documento.
  • Marcarlo como comprobante favorito.
  • Actualizar documento electrónico, el sistema actualizará el estado del documento electrónico según el que se encuentre en la plataforma tecnológica y la DIAN. Podrás realizar esta actualización después de haber pasado mínimo dos horas desde la creación del documento.

Importante: el proceso de actualización se ejecutará correctamente siempre y cuando el documento no sea editado y la información sea la misma que se envió inicialmente.