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Elaborar las facturas electrónicas en POS Avanzado + Premium te permite registrar tus ventas de forma electrónica desde el punto de venta. Este proceso es clave para cumplir con los requisitos legales, mantener un control ordenado de tus ventas y brindar una mejor experiencia a tus clientes.

Resulta especialmente útil cuando realizas ventas diarias y necesitas registrar cada transacción de forma ágil, segura y conforme a la normativa vigente. A continuación, te indicamos los pasos a seguir:

1. Accede al módulo Ventas  o Ventas e ingresos , de acuerdo a la configuración de tu caja.

Importante: utiliza la tecla TAB para navegar y gestionar los campos, y las teclas de flecha para seleccionar las opciones.

2. Define el tipo de comprobante. De acuerdo con la configuración de la caja, visualizarás las siguientes opciones:

• Solo para facturar: la opción de Factura electrónica de venta aparecerá por defecto y este campo estará inhabilitado.

• Facturar y registrar otros ingresos: selecciona el documento que requieras.

Importante: si seleccionas el tipo de comprobante Factura electrónica de venta sin haber realizado el proceso de habilitación de facturación electrónica en Siigo o la sincronización de la resolución de facturación, te aparecerá la siguiente notificación:

Al hacer clic en el botón Entendido , se cerrará la notificación y se sugerirá el tipo de comprobante “Documento de ingreso”.

3. Selecciona el vendedor. Por defecto, se muestra el usuario con el que ingresaste a POS. Este campo es editable si, en la configuración de la caja marcaste el permiso de editar el vendedor al vender.

Importante: en caso de no visualizar el vendedor, revisa que el usuario con el que estás ingresando tenga completos sus datos en el perfil de Nube.

4. Se mostrará automáticamente el cliente definido desde la configuración de la caja. Para cambiarlo, haz clic sobre el ícono de la (x); si ya está creado, digita el nombre o identificación y el sistema traerá los datos.

• Si no encuentras el cliente en el catálogo, puedes crearlo haciendo clic en el ícono Más .

El sistema abrirá una ventana para crear el cliente. Si es una persona natural, solicita nombre y apellido; si es una empresa, la razón social.

5. Agrega los productos desde las siguientes opciones:

• Buscador de productos : puedes presionar la tecla F2 o posicionar automáticamente el cursor en el buscador para consultar los productos por código, nombre o referencia. Si hay muchas coincidencias, se mostrarán los primeros 10 resultados. Puedes utilizar las teclas de navegación para seleccionar el producto y, al presionar Enter, este se agregará.

• Lectura de código de barras con pistola: al escanear el código, el sistema lo leerá y se añadirá a la lista de productos a facturar.
• Categorías: después de la barra de búsqueda de productos, visualizarás la sección de categorías, la cual permite filtrar tus productos según la clasificación de inventario que esté activa en tu Nube. Además, podrás configurar las categorías para definir cuáles serán visibles y el orden en que se mostrarán. 

• Favoritos: muchos comercios utilizan la funcionalidad de favoritos para acceder rápidamente a los productos más vendidos.

Importante: si los productos que estás incluyendo en la factura tienen marcada la opción control de inventarios y están sin stock, el sistema te notificará. Será necesario hacer clic en la opción Regresar  para que puedas revisarlos y continuar el proceso. 

• Actualizar productos : este ícono te permite sincronizar manualmente el catálogo de productos desde Nube hacia POS. Al seleccionarlo, visualizarás de forma inmediata los cambios realizados en el buscador, categorías, favoritos y en los productos agregados a facturar.
• Añadir producto a la venta : te permite incluir la información de un producto como ítem en el documento en tu POS, para aquellos escenarios en los que necesites facturar y registrar la venta de un producto que no se encuentra creado en el inventario. Al seleccionar el ícono +, el sistema solicitará el nombre, precio y cargo.

Luego, haz clic en el botón Agregar a la venta para que el ítem se incluya automáticamente en la factura electrónica que estás elaborando.

Si tienes permisos para acceder a la funcionalidad en la nube, al seleccionar la opción Crear producto en Siigo Nube , serás direccionado a la plataforma para realizar la creación del producto. De lo contrario, se mostrará un mensaje de restricción de acceso.

Importante:

• • Ten presente que internamente, el producto ingresado se está utilizando como producto genérico “productogenericonube”; por tanto, al consultarlo en detalle, se visualizará de la siguiente manera:

• • En Nube, el producto ingresado se creará como «Producto genérico del sistema Siigo Nube (POS – WhatsApp)» y por defecto, tendrá la marca de inventariable, sin IVA incluido y sin cargos sugeridos.
  • Al ser un producto que tiene una destinación específica y con el fin de mitigar errores, si se llegara a manipular, este producto no se puede editar o borrar.
  • Para los productos temporales creados mediante venta rápida, no podrás seleccionar el impuesto «Impoconsumo por valor», ya que este tipo de impuesto requiere configuraciones específicas.

6. Al seleccionar los productos, en el detalle de la factura puedes realizar las siguientes acciones:

• Nombre y código del producto: muestra los datos asignados desde tu Siigo Nube. Además, si haces clic sobre el nombre podrás consultar los saldos del producto.

• Valor total del producto: registra el valor total, con impuestos y/o descuentos.

Importante: 

• • Cuando seleccionas un producto que no tiene precio de venta, visualizarás la notificación “el precio debe ser mayor a $0”.

• • Si al crear el producto definiste la opción «impoconsumo por valor», aparecerá la siguiente notificación “el producto no tiene asociado el valor del impoconsumo”.

• • Cuando el producto seleccionado se quede sin stock, visualizarás la notificación “producto sin stock disponible”.

• • Cuando el sistema detecte un producto con impuestos inactivos, mostrará una alerta junto al producto. Si cuentas con el permiso «Modificar precios e impuestos al vender», podrás reemplazar el impuesto inactivo por uno que se encuentre activo en el sistema.

• Cantidades aumentar o disminuir : te permite disminuir o aumentar las unidades del producto.
• Ícono eliminar : remueve el producto del listado de productos a facturar.
• Ícono estrella: marca o desmarca un producto como favorito.
• Ícono lápiz : abre la vista de edición para ajustar los siguientes ítems:

• • Cantidad: podrás disminuir o aumentar las unidades del producto.
  • Precio unitario: mostrará los valores que fueron definidos en la lista de precios, por defecto Siigo POS tomará el primer precio. Al configurar el permiso «Modificar precios e impuestos al vender», podrás ingresar el valor que necesites.

    
    Importante: si en la creación del producto, en el precio de venta, marcaste la opción “incluye IVA dentro del valor del producto”, el precio unitario se reflejará teniendo en cuenta esa configuración.

  • Descuento: según cómo hayas definido en la configuración de la caja, digita el valor o el porcentaje de descuento que deseas aplicar y el sistema calculará automáticamente el valor que se descontará del precio del producto.

• • Cargo 1 y Cargo 2: si configuraste el permiso «Modificar precios e impuestos al vender», podrás seleccionar los impuestos que requieras; de lo contrario, aparecerán inhabilitados.
    
    

    El origen de estos dos campos se toma de la configuración del perfil de la organización. Si seleccionas el campo Utilizo dos impuestos cargos en la factura de venta, doc. de ingreso y factura de compra, en la vista de edición se visualizarán en detalle los impuestos. En Cargo 1 se incluyen el IVA, el impoconsumo por porcentaje y el impuesto a la bolsa; en Cargo 2 se incluyen el impoconsumo al valor, bebidas azucaradas, comestibles ultraprocesados, entre otros. Las retenciones se encuentran inhabilitadas en Siigo POS.

Importante:

• Cuando selecciones o hayas definido un impuesto de tipo «Bebidas azucaradas», si el producto no tiene diligenciados los campos Cant. de mililitros y Tarifa, el sistema mostrará un mensaje indicando esta situación.

• Podrás activar el uso de datos adicionales en la configuración de la caja y añadirlos en cada uno de los productos.

7. Una vez completes la información, en la parte inferior puedes seleccionar la opción Ver resumen  para desplegar de manera detallada los totales, subtotales, descuentos e impuestos; para minimizarlo, haz clic en Ocultar resumen .

Importante: en caso de requerirlo puedes elaborar tu factura de venta con propina voluntaria.

8. Guarda la pre-cuenta, es decir, un borrador del documento que posteriormente podrás usar para cobrar presionando el botón Guardar pre-cuenta .

9. Presiona la tecla F3 o selecciona el botón Cobrar y el sistema te llevará a la pantalla «Registrar pago», donde encontrarás las siguientes pestañas:

Contado: es una opción predeterminada. Esto indica que el pago se realizará en ese momento y que puede dividirse entre diferentes métodos de pago (efectivo, tarjetas, etc.). Si dejas seleccionada esta opción, será necesario especificar cómo se dividirán los valores entre los métodos de pago.

Importante: presiona la tecla TAB para moverte entre las secciones y utiliza las teclas de flecha para registrar el pago.

• Pagos en efectivo: podrás presionar uno de los botones con los valores sugeridos o ingresar el valor correspondiente.
• Pagos con tarjeta: digita los datos de una sola tarjeta, representada en la primera fila. Existen otras dos filas disponibles para ingresar datos, pero están deshabilitadas por defecto. Si lo necesitas, puedes hacer clic en el + al lado del número 1 para agregar más pagos con tarjetas y habilitarlas. Es necesario completar los siguientes datos:
  • Tipo: aparecerán todos los métodos de pagos asociados a «Tarjetas» que se relacionaron desde la configuración de la caja. Por ejemplo, si se asociaron «Tarjeta de crédito» y «Tarjeta de débito», esos son los valores que aparecerán en este campo.
  • Voucher: escribe el número de voucher impreso por el datáfono luego de cobrado.
  • Valor: digita el valor que se cobró con el datáfono.
• Otros pagos: relaciona los datos del pago. Para adicionar más pagos de tipo “otros” puedes hacer clic en el + al lado del número 1, ubicado en la parte superior derecha. Aquí debes completar los siguientes datos:
  • Tipo: aparecerán todos los métodos de pagos asociados a «Otros» o «Pagos en línea» que se relacionaron desde la configuración de la caja.
  • Valor: escribe el valor que se cobró.

Crédito: esta opción indica que la factura electrónica quedará pendiente de pago.

Es necesario completar los siguientes campos:

• Fecha: selecciona una fecha de pago.
• Valor: en este paso, no puedes cambiar el valor del crédito (el valor completo de la factura electrónica quedará a crédito).
• Observaciones: opcionalmente puedes ingresar comentarios u observaciones.

Importante: ten presente que no será posible combinar los métodos de pago contado y crédito; la factura electrónica debe quedar o bien pagada o por pagar completamente.

10. En la parte derecha visualizarás la información de pago, es decir, un resumen de la venta. Al final, presiona la tecla F9 o haz clic en el botón Guardar y enviar a la DIAN .

11. El sistema te mostrará la ventana de impresión de la factura y se habilitarán las siguientes opciones:

• Aplicar devolución: podrás generar una nota crédito electrónica por el valor total.
• Nueva factura : te llevará a la pantalla principal.
• Repetir venta: el sistema creará una nueva pre-cuenta con la información replicada.
• Imprimir : permite imprimir o guardar la factura electrónica, según el método de impresión que hayas configurado.

Importante: si lo requieres, podrás configurar en el perfil de la organización el nombre comercial y marcar la opción “Mostrar en representación gráfica de comprobantes electrónicos”, para que este se visualice en tus facturas electrónicas.

¡Listo! Ahora ya sabes cómo crear las facturas electrónicas en tu POS Avanzado + Premium.