siigo pos

Configurar tu caja por primera vez en POS Avanzado es un proceso que se realiza desde Siigo Facturación y es importante para que tus puntos de venta funcionen correctamente y puedas emitir facturas de manera organizada. Cada caja está asociada a una sucursal específica, y te permite registrar ventas, ingresos y los pagos de tus clientes de forma sencilla.

Este proceso se realiza una sola vez por cada caja, y una vez listo, tu equipo podrá usarla de inmediato para facturar y registrar ingresos.

A continuación, realiza los siguientes pasos en Siigo Facturación:

1. Ingresa al módulo Inicio y selecciona la pestaña Habilitaciones electrónicas.

En esta pantalla, encontrarás las siguientes opciones:

• Ver cómo obtenerlo: elige el tipo de documento para el cual deseas consultar el proceso del set de pruebas de habilitación electrónica y presiona el botón Ir al tutorial .
• Botón ¿Necesitas ayuda?: si presionas esta opción en la sección “Facturación electrónica en puntos de venta (POS)” te llevará al centro de ayuda, donde podrás consultar los contenidos de Siigo POS.

2. En la sección Facturación electrónica en puntos de venta (POS), aparecerá la etiqueta «En proceso», haz clic en el botón Continuar .

3. El sistema te direccionará a la tabla de los pasos y en Configura tu caja, selecciona Continuar .

4. Se habilita una ventana, donde ingresas los siguientes campos:

Datos generales de tu caja: corresponden a datos obligatorios que el sistema requiere para identificar la caja. Esta sección te solicitará los siguientes campos:

• Nombre de la caja: digita el nombre que identificará la caja. Ten en cuenta que este es un campo alfanumérico que permite ingresar hasta 100 caracteres. 
• Sucursal: se desplegarán y mostrarán las sucursales que se crearon previamente.
• Cliente por defecto: te permitirá seleccionarlo y dejarlo predefinido para facturar. La mayoría de los comercios seleccionan el tercero llamado «Consumidor final», al dejarlo definido en esta configuración, aparecerá automáticamente al elaborar una factura.
• Cajeros: selecciona el o los cajeros previamente creados, que serán los que se encuentren relacionados en esa caja

  Importante: es necesario asociar los usuarios desde la configuración de la caja; de lo contrario, al ingresar, el sistema generará un mensaje de error que impedirá el acceso a la caja.

• Uso de tu caja: selecciona una de las opciones:
  • Facturar electrónicamente: aplica para facturación electrónica.
  • Facturar y registrar otros ingresos: permite registrar facturas electrónicas y otros ingresos (no electrónicos).
  • Solo para registrar otros ingresos: esta opción es para ingresos diferentes a ventas (no electrónicos).

Configuración de documentos: esta configuración depende del uso que seleccionaste en el paso anterior:

• Solo para facturar: sincroniza la resolución de facturación electrónica que previamente solicitaste ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Al seleccionar el botón Sincronizar la nueva numeración , aparecerá una pantalla en la que puedes hacer clic en el botón Actualizar para que se muestren las últimas resoluciones solicitadas a la DIAN.

Importante: recuerda que solo podrás asociar numeraciones que tengan prefijo y que este no termine en número; la resolución debe estar sin asociar a otro comprobante y vigente, para evitar posibles rechazos por parte de la DIAN en tus facturas electrónicas.

Una vez identifiques la resolución que vas a sincronizar, haz clic en el botón Asociar y de inmediato, el sistema tomará los datos y te mostrará la información de la resolución. 

Te permitirá ingresar observaciones y en el campo «Próximo número de factura» se visualizará el siguiente número de la resolución. 

Importante:

• • Si digitas un próximo número de factura que esté por debajo o igual del último utilizado, se generará la validación.

• • Cuando la numeración esté fuera de los rangos de numeración autorizados, se mostrará una notificación.

• Facturar y registrar otros ingresos: sincroniza la resolución de facturación electrónica que solicitaste previamente ante la DIAN y realiza la configuración del documento de ingreso no electrónico.

• • Sincronizar la nueva numeración:  realiza el proceso explicado anteriormente para asociar tu resolución de factura electrónica.
  • Documento de ingreso no electrónico: relaciona el próximo número del documento, este campo es editable y lo puedes modificar con el consecutivo que necesites.

• Solo para registrar otros ingresos: realiza la configuración del documento de ingreso no electrónico.

Métodos de pago: selecciona los métodos de pago que usarás en tu facturación, como: efectivo, tarjetas, pagos en línea, entre otros. Al lado derecho de cada uno de ellos, se mostrará un campo donde se desplegarán las diferentes formas de pago disponibles.

Precios, descuentos y permisos: define los siguientes campos:

• Listas de precios: marca las listas de precios a las que tendrá acceso la caja que estás configurando, donde se desplegarán las listas de precios ya creadas previamente, permitiendo que selecciones una o varias.

  Importante: recuerda tener creadas previamente las listas de precios.

• Maneja descuentos: selecciona si deseas manejar los descuentos por porcentaje o por valor. Si lo requieres, puedes definir un porcentaje o un valor máximo.
  Importante: si no deseas permitir descuentos, debes digitar «0» (cero) en el campo; para no establecer un límite de descuentos, puedes dejar el campo vacío.
  

• Permisos especiales: asigna los permisos que deseas tengan los usuarios de la caja que estás configurando:
  
  • Permitir modificar el nombre del ítem al vender: el vendedor podrá cambiar el nombre del producto vendido.
  • Modificar precios e impuestos al vender: al marcar la casilla, se permite al vendedor modificar el precio o los impuestos del producto al momento de facturar.
  • Permitir modificar vendedor al vender: si seleccionas esta opción, el sistema te permitirá modificar el vendedor al facturar.
  • Permite acceder al comprobante en el reporte desde el POS: al definir este campo puedes visualizar los desprendibles dentro de tu Siigo POS.
    
  • Visualizar detalle de cierre de turno, imprimir turnos abiertos y ver totales en el reporte de ventas e ingresos: esta opción permite ver el detalle del cierre de turno, imprimir el turno abierto, consultar los totales en el reporte de ventas e ingresos y descargarlo en Excel.

Ingresos y retiros de efectivo: esta funcionalidad, te permitirá registrar el dinero que ingresó o salió de la caja, y así llevar un control del efectivo. Es necesario que definas:

• Tipo de recibo de caja / Ingreso y pago / Egreso: por defecto, traerá el comprobante preimplementado por el sistema.

Otras configuraciones

• Datos adicionales: permite configurar datos personalizados en la factura o por ítem, de acuerdo con la operación de la empresa. Para activar la función, desliza el botón hacia la derecha.

Se habilitará el botón Crear dato adicional y al seleccionarlo te mostrará la ventana para guardar los cambios.

Una vez lo realices, el sistema confirma con la notificación “La caja se guardó con éxito” y automáticamente, se desplegará el panel “Crear dato adicional”.

5. Para anular la creación, puedes hacer clic en la X, que se encuentra en la parte superior derecha o en el botón Cancelar y el sistema te mostrará el siguiente mensaje para que confirmes la cancelación.

6. Una vez completes los campos, haz clic en el botón Guardar  que se encuentra en la parte inferior derecha.

Importante: si lo requieres puedes crear nuevas cajas para los puntos de venta que maneje tu empresa.

Siguiendo este proceso, podrás configurar tu caja por primera vez en tu POS Avanzado.