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Elaborar factura electrónica en POS Avanzado te permite registrar tus ventas de forma electrónica desde el punto de venta. Este proceso es clave para cumplir con los requisitos legales, mantener un control ordenado de tus ventas y brindar una mejor experiencia a tus clientes.

Resulta especialmente útil cuando realizas ventas diarias y necesitas registrar cada transacción de forma ágil, segura y conforme a la normativa vigente.

A continuación, te indicamos los pasos a seguir:

1. Accede al módulo Ventas  o Ventas e ingresos , de acuerdo a la configuración de tu caja.

2. Define el tipo de comprobante. De acuerdo con la configuración de la caja, visualizarás las siguientes opciones:

• Solo para facturar: la opción de Factura electrónica de venta aparecerá por defecto y este campo estará inhabilitado.

• Facturar y registrar otros ingresos: selecciona el documento que requieras.

Importante: si seleccionas el tipo de comprobante Factura electrónica de venta sin haber realizado el proceso de habilitación de facturación electrónica en Siigo o la sincronización de la resolución de facturación, te aparecerá la siguiente notificación:

Al hacer clic en el botón Entendido , se cerrará la notificación y se sugerirá el tipo de comprobante “Documento de ingreso”.

3. Selecciona el vendedor. Por defecto, se muestra el usuario con el que ingresaste a POS. Este campo es editable si, en la configuración de la caja marcaste el permiso de editar el vendedor al vender.

Importante: en caso de no visualizar el vendedor, revisa que el usuario con el que estás ingresando tenga completos sus datos en el perfil de Siigo Facturación.

4. Se mostrará automáticamente el cliente definido desde la configuración de la caja. Para cambiarlo, haz clic sobre el ícono de la (x); si ya está creado, digita el nombre o identificación y el sistema traerá los datos.

• Si no encuentras el cliente en el catálogo, puedes crearlo haciendo clic en el ícono Más .

El sistema abrirá una ventana para crear el cliente. Si es una persona natural, solicita nombre y apellido; si es una empresa, la razón social.

5. Agrega los productos desde las siguientes opciones:

• Buscador de productos : consulta los productos por código, nombre o referencia. Si hay muchas coincidencias, se mostrarán los primeros 10 resultados.
• Lectura de código de barras con pistola: al escanear el código, el sistema lo leerá y se añadirá a la lista de productos a facturar.
• Categorías: después de la barra de búsqueda de productos, visualizarás la sección de categorías, la cual permite filtrar tus productos según la clasificación de inventario que esté activa en tu Nube.
• Favoritos: muchos comercios utilizan la funcionalidad de favoritos para acceder rápidamente a los productos más vendidos.

Importante: si los productos que estás incluyendo en la factura tienen marcada la opción control de inventarios y están sin stock, el sistema te notificará. Será necesario hacer clic en la opción Regresar  para que puedas revisarlos y continuar el proceso. 

• Actualizar productos : este ícono te permite sincronizar manualmente el catálogo de productos desde Nube hacia POS. Al seleccionarlo, visualizarás de forma inmediata los cambios realizados en el buscador, categorías, favoritos y en los productos agregados a facturar.
• Añadir producto a la venta : te permite incluir la información de un producto como ítem en el documento en tu POS, para aquellos escenarios en los que necesites facturar y registrar la venta de un producto que no se encuentra creado en el inventario. Al seleccionar el ícono +, el sistema solicitará el nombre, precio y cargo.

Luego, haz clic en el botón Agregar a la venta para que el ítem se incluya automáticamente en la factura electrónica que estás elaborando.

En caso de requerirlo, la opción Crear producto en Siigo Nube te direccionará a Siigo Facturación para crear el producto.

Importante:

• Ten presente que internamente, el producto ingresado se está utilizando como producto genérico “productogenericonube”; por tanto, al consultarlo en detalle, se visualizará de la siguiente manera:

• En Nube, el producto ingresado se creará como «Producto genérico del sistema Siigo Nube (POS – WhatsApp)» y por defecto, estará sin IVA incluido y sin cargos sugeridos.
• Al ser un producto que tiene una destinación específica y con el fin de mitigar errores, si se llegara a manipular, este producto no se puede editar o borrar.

6. Al seleccionar los productos, en el detalle de la factura puedes realizar las siguientes acciones:

• Nombre y código del producto: muestra los datos asignados desde tu Siigo Facturación.
• Valor total del producto: registra el valor total, con impuestos y/o descuentos.
  
  Importante:
  • Cuando seleccionas un producto que no tiene precio de venta, visualizarás la notificación “el precio debe ser mayor a $0”.

• • Si al crear el producto definiste la opción «impoconsumo por valor», aparecerá la siguiente notificación “el producto no tiene asociado el valor del impoconsumo”.

• • Cuando el producto seleccionado se quede sin stock, visualizarás la notificación “producto sin stock disponible”.

• Cantidades aumentar o disminuir : te permite disminuir o aumentar las unidades del producto.
• Ícono eliminar : remueve el producto del listado de productos a facturar.
• Ícono estrella: marca o desmarca un producto como favorito.
• Ícono lápiz : abre la vista de edición para ajustar los siguientes ítems:

• • Cantidad: podrás disminuir o aumentar las unidades del producto.
  • Precio unitario: mostrará los valores que fueron definidos en la lista de precios, por defecto Siigo POS tomará el primer precio. Al configurar el permiso «Modificar precios e impuestos al vender», podrás ingresar el valor que necesites.
    Importante: si en la creación del producto, en el precio de venta, marcaste la opción “incluye IVA dentro del valor del producto”, el precio unitario se reflejará teniendo en cuenta esa configuración.
    
    
  • Descuento: según cómo hayas definido en la configuración de la caja, digita el valor o el porcentaje de descuento que deseas aplicar y el sistema calculará automáticamente el valor que se descontará del precio del producto.

• • Cargo 1 – Cargo 2: si configuraste el permiso «Modificar precios e impuestos al vender», podrás seleccionar los impuestos que requieras; de lo contrario, aparecerán inhabilitados.
    
    El origen de estos dos campos se toma de la configuración del perfil de la organización. Si seleccionas el campo Utilizo dos impuestos cargos en la factura de venta, doc. de ingreso y factura de compra, en la vista de edición se visualizarán en detalle los impuestos. En Cargo 1 se incluyen el IVA, el impoconsumo por porcentaje y el impuesto a la bolsa; en Cargo 2 se incluyen el impoconsumo al valor, bebidas azucaradas, comestibles ultraprocesados, entre otros.

Importante:

• Cuando selecciones o tengas definido el impuesto de tipo “Bebidas azucaradas” y el producto no cuente con los campos de Cant. de mililitros y Tarifa diligenciados, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

• Podrás activar el uso de datos adicionales en la configuración de la caja y añadirlos en cada uno de los productos.

7. Una vez completes la información, en la parte inferior puedes seleccionar la opción Ver resumen  para desplegar de manera detallada los totales, subtotales, descuentos e impuestos; para minimizarlo, haz clic en Ocultar resumen .

8. Guarda la pre-cuenta, es decir, un borrador del documento que posteriormente podrás usar para cobrar presionando el botón Guardar pre-cuenta .

9. Selecciona el botón Cobrar y el sistema te llevará a la pantalla «Registrar pago», donde encontrarás las siguientes pestañas:

Contado: es una opción predeterminada. Esto indica que el pago se realizará en ese momento y que puede dividirse entre diferentes métodos de pago (efectivo, tarjetas, etc.). Si dejas seleccionada esta opción, será necesario especificar cómo se dividirán los valores entre los métodos de pago.

• Pagos en efectivo: podrás presionar uno de los botones con los valores sugeridos o ingresar el valor correspondiente.
• Pagos con tarjeta: digita los datos de una sola tarjeta, representada en la primera fila. Existen otras dos filas disponibles para ingresar datos, pero están deshabilitadas por defecto. Si lo necesitas, puedes hacer clic en el + al lado del número 1 para agregar más pagos con tarjetas y habilitarlas. Es necesario completar los siguientes datos:
  • Tipo: aparecerán todos los métodos de pagos asociados a «Tarjetas» que se relacionaron desde la configuración de la caja. Por ejemplo, si se asociaron «Tarjeta de crédito» y «Tarjeta de débito», esos son los valores que aparecerán en este campo.
  • Voucher: escribe el número de voucher impreso por el datáfono luego de cobrado.
  • Valor: digita el valor que se cobró con el datáfono.
• Otros pagos: relaciona los datos del pago. Para adicionar más pagos de tipo “otros” puedes hacer clic en el + al lado del número 1, ubicado en la parte superior derecha. Aquí debes completar los siguientes datos:
  • Tipo: aparecerán todos los métodos de pagos asociados a «Otros» o «Pagos en línea» que se relacionaron desde la configuración de la caja.
  • Valor: escribe el valor que se cobró.

Crédito: esta opción indica que la factura electrónica quedará pendiente de pago.

Es necesario completar los siguientes campos:

• Fecha: selecciona una fecha de pago.
• Valor: en este paso, no puedes cambiar el valor del crédito (el valor completo de la factura electrónica quedará a crédito).
• Observaciones: opcionalmente puedes ingresar comentarios u observaciones.

Importante: ten presente que no será posible combinar los métodos de pago contado y crédito; la factura electrónica debe quedar o bien pagada o por pagar completamente.

10. En la parte derecha visualizarás la información de pago, es decir, un resumen de la venta. Al final, haz clic en el botón Guardar y enviar a la DIAN .

11. El sistema te mostrará la ventana de impresión de la factura y se habilitarán las siguientes opciones:

• Aplicar devolución: podrás generar una nota crédito electrónica por el valor total.
• Nueva factura : te llevará a la pantalla principal.
• Repetir venta: el sistema creará una nueva pre-cuenta con la información replicada.
• Imprimir : se habilitará una ventana para configurar la impresión, luego presiona la opción Exportar para impresión .

Importante: si lo requieres, podrás configurar en el perfil de la organización el nombre comercial y marcar la opción “Mostrar en representación gráfica de comprobantes electrónicos”, para que este se visualice en tus facturas electrónicas.

¡Listo! Ahora ya sabes cómo elaborar las facturas electrónicas en tu POS Avanzado.