POS gastrobar PRO + Premium

Crear cajas para POS Gastrobar PRO + Premium es un proceso que se realiza desde Siigo Nube, permite registrar y controlar las operaciones que se realizan en cada punto de cobro, facilitando el seguimiento de ingresos y la gestión diaria del negocio. Cada caja funciona como un espacio independiente donde tus cajeros pueden facturar, registrar ventas o ingresos adicionales según las necesidades de tu negocio.

Tener las cajas correctamente configuradas garantiza que cada sucursal funcione de manera ordenada y eficiente, evitando inconvenientes y agilizando la atención a tus clientes. Es necesario configurar tus cajas siempre que vayas a iniciar operaciones en un nuevo punto de venta.

A continuación, conoce los pasos para crear las cajas en Siigo Nube:

1. Accede al ícono de Configuración , selecciona Ventas y en Punto de venta POS, haz clic en Configuración sucursales y cajas.

2. Selecciona la pestaña Cajas y visualizarás las siguientes opciones:

• Contador de cajas utilizadas: en la parte superior derecha, encontrarás el número de cajas que has creado versus el número de cajas que adquiriste.
• Adquirir más cajas: te llevará a la página de la tienda Siigo, donde podrás adquirir más cajas (puntos de venta).
• Ingresar a Siigo POS: es un acceso directo para ingresar a tu punto de venta .

3. Para crear una nueva caja, haz clic en el botón Crear caja o para modificar los datos, selecciona la opción Editar .

4. El sistema habilita una ventana, donde ingresas los siguientes campos:

Datos generales de tu caja: corresponden a datos obligatorios que el sistema requiere para identificar la caja. Esta sección te solicitará los siguientes campos:

• Nombre de la caja: digita el nombre que identificará la caja. Ten en cuenta que este es un campo alfanumérico que permite ingresar hasta 100 caracteres. 
• Sucursal: se desplegarán y mostrarán las sucursales que se crearon previamente.
• Cliente por defecto: te permitirá seleccionarlo y dejarlo predefinido para facturar. La mayoría de los comercios seleccionan el tercero llamado «Consumidor final», al dejarlo definido en esta configuración, aparecerá automáticamente al elaborar una factura.
• Cajeros: selecciona el o los cajeros previamente creados, que serán los que se encuentren relacionados en esa caja.

  Importante: es necesario asociar los usuarios desde la configuración de la caja; de lo contrario, al ingresar, el sistema generará un mensaje de error que impedirá el acceso a la caja.

• Uso de tu caja: selecciona una de las opciones:
  • Facturar electrónicamente: aplica para facturación electrónica.
  • Facturar y registrar otros ingresos: permite registrar facturas electrónicas y otros ingresos (no electrónicos).
  • Solo para registrar otros ingresos: esta opción es para ingresos diferentes a ventas (no electrónicos).

Configuración de documentos: esta configuración depende del uso que seleccionaste en el paso anterior:

• Solo para facturar: sincroniza la resolución de facturación electrónica que previamente solicitaste ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Al seleccionar el botón Sincronizar la nueva numeración , aparecerá una pantalla en la que puedes hacer clic en el botón Actualizar para que se muestren las últimas resoluciones solicitadas a la DIAN.

Importante: recuerda que solo podrás asociar numeraciones que tengan prefijo y que este no termine en número; la resolución debe estar sin asociar a otro comprobante y vigente, para evitar posibles rechazos por parte de la DIAN en tus facturas electrónicas.

Una vez identifiques la resolución que vas a sincronizar, haz clic en el botón Asociar y de inmediato, el sistema tomará los datos y te mostrará la información de la resolución. 

Te permitirá ingresar observaciones y en el campo «Próximo número de factura» se visualizará el siguiente número de la resolución. 

Importante:

• • Si digitas un próximo número de factura que esté por debajo o igual del último utilizado, se generará la validación.

• • Cuando la numeración esté fuera de los rangos de numeración autorizados, se mostrará una notificación.

• Facturar y registrar otros ingresos: sincroniza la resolución de facturación electrónica que solicitaste previamente ante la DIAN y realiza la configuración del documento de ingreso no electrónico.

• • Sincronizar la nueva numeración:  realiza el proceso explicado anteriormente para asociar tu resolución de factura electrónica.
  • Documento de ingreso no electrónico: relaciona el próximo número del documento, este campo es editable y lo puedes modificar con el consecutivo que necesites.

• Solo para registrar otros ingresos: realiza la configuración del documento de ingreso no electrónico.

Métodos de pago: selecciona los métodos de pago que usarás en tu facturación, como: efectivo, tarjetas, pagos en línea, entre otros. Al lado derecho de cada uno de ellos, se mostrará un campo donde se desplegarán las diferentes formas de pago disponibles.

Precios, descuentos y permisos: define los siguientes campos:

• Listas de precios: marca las listas de precios a las que tendrá acceso la caja que estás configurando, donde desplegarán las listas de precios ya creadas previamente, permitiendo que selecciones una o varias.
  Importante: recuerda tener creadas previamente las listas de precios.
  
  
• Maneja descuentos: selecciona si deseas manejar los descuentos por porcentaje o por valor. Si lo requieres, puedes definir un porcentaje o un valor máximo.

  Importante: si no deseas permitir descuentos, debes digitar «0» (cero) en el campo; para no establecer un límite de descuentos, puedes dejar el campo vacío.

• Cuenta contable descuento: define una cuenta contable para registrar los descuentos.
• Permisos especiales: asigna los permisos que deseas tengan los usuarios de la caja que estás configurando:
  
  • Permitir modificar el nombre del ítem al vender: el vendedor podrá cambiar el nombre del producto vendido.
  • Modificar precios e impuestos al vender: al marcar la casilla, se permite al vendedor modificar el precio o los impuestos del producto al momento de facturar.
  • Permitir modificar vendedor al vender: si seleccionas esta opción, el sistema te permitirá modificar el vendedor al facturar.
  • Permite acceder al comprobante en el reporte desde el POS: al definir este campo puedes visualizar los desprendibles dentro de tu POS.
    
  • Visualizar detalle de cierre de turno, imprimir turnos abiertos y ver totales en el reporte de ventas e ingresos: esta opción permite ver el detalle del cierre de turno, imprimir el turno abierto, consultar los totales en el reporte de ventas e ingresos y descargarlo en Excel.
  • Permitir la creación de documentos de ingreso con valor cero: al marcar este campo, podrás registrar movimientos mediante un documento de ingreso con valor cero.
    

Ingresos y retiros de efectivo: esta funcionalidad, te permitirá registrar el dinero que ingresó o salió de la caja, y así llevar un control del efectivo. Es necesario que definas:

• Tipo de recibo de caja / Ingreso y Tipo de recibo de pago / Egreso: por defecto, traerá el comprobante preimplementado; si lo requieres, puedes cambiarlo. Además, la opción + Crear nuevo te direccionará a crear un nuevo tipo de comprobante.
• Cuenta contable ingreso: campo obligatorio, el sistema traerá por defecto la cuenta pre-implementada, la cual podrás cambiar si lo requieres.

Otras configuraciones

• Propinas: es una cantidad de dinero que un cliente decide dar adicionalmente al costo del servicio o producto recibido, como muestra de agradecimiento por un buen servicio. Activa la función de propinas deslizando el botón hacia la derecha.

• Comandas: sirven para registrar los pedidos de los clientes, especificando los detalles exactos de lo que han solicitado. Esto asegura que la cocina y el personal de servicio puedan coordinarse eficientemente para preparar y entregar los platos correctos. Define las comandas deslizando el botón hacia la derecha.

Importante: solo puedes activar el manejo de orden de servicio o comanda, pero no se pueden seleccionar las dos al mismo tiempo dentro de una misma caja.

• Mesas y meseros: el manejo de mesas y meseros en un restaurante sirve para gestionar de manera eficiente la disposición y ocupación de las mesas. Puedes activar el uso de mesas y meseros deslizando el botón hacia la derecha.

Al realizarlo, el sistema creará los datos adicionales de mesas y meseros genéricos para su uso en el POS.

• Órdenes de servicios o pedidos: se podrá usar en actividades económicas distintas a la gastronómica, que necesiten generar una orden para especificar el servicio solicitado. Activa el manejo de órdenes de servicios o pedidos deslizando el botón hacia la derecha.

• Datos adicionales: permite configurar datos personalizados en la factura o por ítem, de acuerdo con la operación de la empresa. Para activar la función, desliza el botón hacia la derecha.

Se habilitará el botón Crear dato adicional y al seleccionarlo te mostrará la ventana para guardar los cambios.

Una vez lo realices, el sistema confirma con la notificación “La caja se guardó con éxito” y automáticamente, se desplegará el panel “Crear dato adicional”.

5. Para anular la creación, puedes hacer clic en la X, que se encuentra en la parte superior derecha o en el botón Cancelar y el sistema te mostrará el siguiente mensaje para que confirmes la cancelación.

6. Una vez completes los campos, haz clic en el botón Guardar  que se encuentra en la parte inferior derecha.

7. En la pestaña Cajas, el buscador te permite consultar las cajas creadas previamente por su nombre, y mostrará en la parte inferior una tabla con la información detallada.

En la columna estado existen dos tipos: 

• Abierta: se mostrará este estado cuando ingreses a tu POS e inicies un turno para facturar o generar pre-cuentas.
• Turno cerrado: aparece cuando aún no has iniciado un turno, o cerraste sesión sin finalizarlo.

La última columna de «Acciones» te permite:

• Editar: mostrará una ventana que te permitirá realizar cambios a la configuración de la caja. Ten en cuenta que, para poder realizarlos, debe estar en estado turno cerrado.
• Inactivar: se habilitará una ventana, donde confirmas si deseas continuar con la inactivación de la caja.

Importante: para la activación, debes tener en cuenta el número de cajas que tienes disponibles, al no contar con el cupo, inhabilitará la opción de activar la caja.

Siguiendo estos pasos podrás realizar la configuración de la caja en tu POS Gastrobar PRO + Premium.